Een AI-frontoffice is software die de administratieve taken van een tandartspraktijk automatisch afhandelt: een AI-receptionist beantwoordt en registreert elk telefoontje 24/7 in meer dan 29 talen, de verzekeringsdekking wordt vóór elk bezoek automatisch gecontroleerd, patiënten vullen vóór hun aankomst een digitaal intakeformulier in, klinische aantekeningen worden automatisch opgesteld ter beoordeling door de behandelaar en herhalingsafspraken vullen de agenda aan — en dit alles wordt teruggeschreven naar het praktijkbeheersysteem dat uw team al gebruikt.
Elke stap werkt op zichzelf, maar de volgorde is belangrijk: de PMS-koppeling levert gegevens aan de AI-telefoon, de AI-telefoon levert gegevens aan de analyse, en de analyse is pas geschikt voor de boekhouding zodra de tracker op je website is geïnstalleerd. Volg de stappen van boven naar beneden.
Tweerichtingssynchronisatie met Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack en meer. Het platform leest uw agenda, patiënten, dossiers, verzekeringsgegevens en boekhoudgegevens in — en kan afspraken, klinische aantekeningen, documenten en betalingen terugschrijven. Uw PMS blijft het primaire systeem; er wordt niets gemigreerd.
Front Desk AI is geen losse module die aan uw bestaande telefoonlijn wordt gekoppeld — het is een compleet cloud-VoIP-systeem voor de praktijk, zo ontworpen dat elke beltoon wordt verwerkt door dezelfde intelligentielaag als uw formulieren, agenda en boekhouding.
Een speciale lijn voor uw praktijk plus een onbeperkt aantal extra traceerbare nummers — één per advertentie, campagne, mailing of Google-profiel. Elk nummer is gekoppeld aan zijn bron, dus zodra de telefoon gaat, weet u meteen welke marketinguitgave ervoor heeft gezorgd dat de telefoon ging.
Stel belbomen op die bellers per lijn begroeten, gesprekken doorverbinden naar de juiste afdeling of dienstverlener, berichten buiten kantooruren afspelen en bellers doorverbinden naar de juiste bestemming — de receptie, de voicemail of de AI-receptioniste — zonder dat iemand de telefoon hoeft aan te raken.
De meeste platforms rapporteren activiteiten — klikken, vertoningen, bezoeken. Dit platform rapporteert resultaten, omdat het de enige laag is die zowel de klik op de advertentie als de voltooide behandeling registreert. Dit wordt automatisch vastgelegd zodra stap 1 en 5 zijn voltooid:
Advertentieklikken worden geregistreerd met hun klik-ID’s en kosten, vastgelegd op het moment dat een bezoeker op de pagina terechtkomt — er hoeven geen spreadsheets te worden geëxporteerd vanuit advertentieplatforms.
Paginaweergaven, verkeersbronnen, campagnetags en verwijzers — samengevoegd tot één traject per bezoeker, in plaats van verspreide sessies.
Telefoongesprekken volgen hetzelfde traject: resultaat, boeking, sentiment en transcript, gekoppeld aan de campagne die ervoor zorgde dat de telefoon ging.
Inbreuken op de gegevensbeveiliging in de gezondheidszorg zijn geen hypothetisch scenario — praktijken worden het slachtoffer van afpersing en patiëntendatabases worden gestolen. De architectuur gaat hier uit van het ergste scenario en maakt dat scenario onmogelijk:
Alle gegevens die worden uitgewisseld tussen je PMS, je patiënten en het platform worden via versleutelde TLS-verbindingen verzonden. Er wordt geen enkele leesbare informatie via het netwerk verzonden.
Elk beschermd veld — naam, geboortedatum, aandoening, dossiervermelding — wordt afzonderlijk versleuteld met AES-256-GCM voordat het wordt opgeslagen. Het gaat hier niet om versleuteling van de gehele schijf, waarbij bij het opstarten alles wordt ontgrendeld: elk veld wordt afzonderlijk versleuteld.
Bovendien worden de beschermde gegevens opnieuw gecodeerd tot eigen glyph-symbolen, waarbij de sleutels apart van de database zelf worden bewaard — een tweede slot met een tweede sleutel, op een andere plek.
Nee. Het platform koppelt via een bidirectionele synchronisatie aan het PMS-systeem dat u al gebruikt — Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack en meer. Uw PMS blijft het primaire registratiesysteem; elke terugschrijving is een opt-in-schakelaar die u zelf beheert, en er is geen migratie en geen downtime.
Ja. Het systeem leest uw actuele rooster en boekt daadwerkelijke beschikbare tijdvakken — en houdt daarbij rekening met de regels per zorgverlener, zoals welke zorgverleners twee afspraken tegelijk mogen hebben en welke nooit dubbele afspraken mogen maken. Het verzet afspraken, annuleert ze en registreert elk telefoongesprek met een transcriptie, samenvatting en uitkomst in het patiëntendossier.
Tijdens kantooruren wordt het gesprek via de AI doorgeschakeld naar uw receptie, en buiten kantooruren wordt er een gestructureerd bericht achtergelaten met de toezegging dat er wordt teruggebeld. In beide gevallen ontvangen uw medewerkers het volledige transcript en de context, zodat niemand het gesprek helemaal opnieuw hoeft te beginnen.
Je telefoon wordt een voordeur die nooit dichtgaat. De AI beantwoordt elk telefoontje, herkent de beller aan zijn of haar nummer en bespreekt met hem of haar de afspraak — de mondhygiënist, het soort bezoek, het openstaande bedrag — zonder zich aan een script te houden.
Patiënten vullen hun papieren in via het bevestigings-sms’je — formulieren in meer dan 100 talen, elektronische handtekeningen, foto’s van verzekeringskaarten en identiteitsbewijzen — en de antwoorden worden direct in het dossier opgenomen. Niemand hoeft hetzelfde twee keer in te typen.
Elke patiënt die morgen op het rooster staat, wordt ’s nachts automatisch gecontroleerd — informatie over of de patiënt in aanmerking komt, de dekking en meldingen van ontbrekende gegevens worden in het dossier opgenomen nog voordat de patiënt plaatsneemt.
Eén klein stukje code op je website plus twee Google-toestemmingen, en je marketingcijfers zijn niet langer schattingen. Dit is de stap die ervoor zorgt dat „we hebben 50 klikken gekregen” verandert in „Google Ads heeft dit kwartaal elf patiënten opgeleverd ter waarde van $38.000.”
Dicteer vanuit je stoel, of laat het systeem aantekeningen maken op basis van het dagprogramma nog voordat je gaat zitten. De AI leert de woordkeuze en opbouw van elke zorgverlener kennen, en de voltooide aantekeningen worden direct naar het PMS gestuurd.
De patiënten die het grootste risico lopen om uit beeld te raken, worden opgespoord en benaderd voordat ze verdwijnen — en openstaande bedragen worden automatisch geïnd via betalingslinks, in plaats van via ongemakkelijke telefoontjes.
Hier hoeft u niets in te stellen — deze stap geeft alleen weer wat al het geval is. Elk patiëntendossier dat u hebt gesynchroniseerd, wordt beschermd door twee onafhankelijke versleutelingslagen, op rollen gebaseerde toegangscontrole en een volledig controlespoor, in het kader van een ondertekende Business Associate Agreement.
Elk gesprek wordt opgenomen en gecontroleerd volgens de HIPAA-normen, uitgeschreven, samengevat en binnen enkele seconden na het beëindigen van het gesprek voorzien van een tag die de intentie aangeeft. Heatmaps van gemiste oproepen laten precies zien op welke uren er omzet verloren gaat, en de ‘call-close rate’ koppelt elk beantwoord gesprek aan de vraag of er daadwerkelijk een afspraak is gemaakt.
Omdat het telefoonsysteem en de AI-receptioniste één platform vormen, verloopt de overdracht naadloos: de AI kan buiten kantooruren telefoontjes aannemen, de extra belasting opvangen wanneer medewerkers bij patiënten zijn, of 24/7 alle telefoontjes beantwoorden — en direct in het PMS een afspraak inplannen tijdens hetzelfde gesprek dat ze heeft beantwoord.
Front Desk AI kost $249,99 per maand als add-on — en is inbegrepen bij Practice Autopilot.
Bekijk de prijzen van telefoonsystemen →Wanneer een bezoeker patiënt wordt — via een formulier, een telefoontje of een afspraak — wordt het anonieme traject gekoppeld aan het daadwerkelijke patiëntendossier.
De geïndigde behandelingsinkomsten vloeien terug naar het kanaal waar ze vandaan komen, volgens vijf attributiemodellen: first-touch, last-touch, lineair, time-decay en op positie gebaseerd.
De productie wordt per postcode gekoppeld aan de geografische spreiding van de patiënten, zodat je kunt zien welke wijken — en welke kanalen in die wijken — daadwerkelijk resultaten opleveren.
Het verschil in één zin: andere tools laten zien wat je advertenties per klik kosten — deze tool laat zien wat ze per patiënt opleveren.
Het praktische gevolg: mocht de database ooit volledig worden gestolen, dan zou de dief alleen maar reeksen betekenisloze symbolen in handen hebben — geen namen, geen geboortedata, geen medische geschiedenis. Voor de aanvaller bestaan de patiëntgegevens in feite niet.
De volledige beveiligingsarchitectuur — infrastructuur, auditing, nalevingsstatus en het optionele extra beveiligingsniveau — is te vinden op de pagina Beveiliging. Lees het volledige beveiligingsoverzicht
Tot op de laatste dollar nauwkeurig. Elke klik op een advertentie wordt gevolgd tot aan het websitebezoek, het invullen van het formulier of het telefoontje, het patiëntendossier en de omzet uit de voltooide behandeling — waarna deze wordt toegerekend aan modellen op basis van first-touch, last-touch, lineair, tijdsverval en positie. U ziet de kosten per patiënt en de levenslange waarde per kanaal, niet de kosten per klik.
Patiëntgegevens worden eerst veld voor veld versleuteld met AES-256-GCM en vervolgens, vóór opslag, opnieuw gecodeerd tot eigen glyph-symbolen, waarbij de sleutels apart van de database worden bewaard. Een dief die de volledige database zou stelen, zou alleen onleesbare symbolen in handen hebben — geen namen, geen geboortedata, geen klinische gegevens.
De PMS-koppeling is doorgaans nog dezelfde dag voltooid, waarna de digitale intake direct kan worden gebruikt. De AI-telefoon is binnen enkele dagen operationeel — het doorverbinden van oproepen of het overzetten van nummers duurt het langst. De Google-koppelingen nemen ongeveer tien minuten in beslag met behulp van de checklist in het dashboard. De meeste praktijken zijn binnen twee weken volledig geautomatiseerd.
Ja. De patiënten, het rooster en de analyses van elke vestiging zijn beperkt tot die vestiging, terwijl dashboards op groepsniveau de prestaties van alle vestigingen samen weergeven.
Ja. Er is een standaardovereenkomst voor zakelijke partners (Business Associate Agreement), de toegang is op basis van rollen geregeld en elke toegang tot patiëntgegevens wordt vastgelegd in een auditlogboek. Op de pagina’s over beveiliging en HIPAA-naleving wordt het volledige beveiligingsbeleid beschreven.
Alle functies op deze pagina zijn al in het platform geïntegreerd — dit is precies de stapsgewijze opzet die een praktijk van eindeloos heen-en-weer-bellen en papieren notitieblokken omvormt tot een receptie die elke oproep beantwoordt, elk plan controleert, eigen aantekeningen maakt en elke marketingdollar tot aan de stoel traceert. Plan een rustige middag in voor de eerste twee stappen; de rest komt vanzelf op zijn plaats terwijl je verdergaat.
Een rondleiding van 20 minuten aan de hand van uw eigen cijfers: wat de AI-telefoon vorige week zou hebben geantwoord, wat de verificatie zou hebben opgemerkt en wat uw marketing daadwerkelijk opbrengt.
Practice Autopilot bundelt de volledige front-office: een AI-spreekuurreceptioniste met een compleet cloudtelefoonsysteem, AI-klinische aantekeningen, directe PMS-integratie, onbeperkte verzekeringscontrole, patiëntenbetalingen, spraakgestuurde parodontale registratie en digitale fax — voor € 873 EUR/maand. Als u deze add-ons afzonderlijk aanschaft, kost dat meer dan $1.200 per maand.
Bespaar meer dan 300 dollar per maand ten opzichte van à la carte
Geen contracten • Op elk moment opzegbaar • 30 dagen geld-terug-garantie
Wil je alleen dat je telefoontjes worden afgehandeld? Het AI Receptionist-abonnement kost $499.99 per maand — zie prijzen
Wil je werkelijk alles — virtuele consulten, Claims Intelligence, Voice Perio, prioritaire ondersteuning en bovendien een eersteklas onboarding? Het AI Dental Office-abonnement kost $ 1.499,99 per maand — bekijk het ‘Everything’-pakket
